17 функций Google Docs, которые нужно знать

Google Docs

Может казаться, что «Документы Гугл» не пригодны ни для чего больше, кроме как для набора несложных текстов и простого редактирования. В действительности это не так. Google Docs таит в себе немало не таких очевидных, но полезных функций, которые делают его ничуть не хуже, чем культовый MS Office. Нам известно 17 таких неочевидных возможностей.

1. Оффлайновый доступ

Уже достаточно долгое время Документы Гугл могут работать без интернет-подключения. В оффлайновом режиме также возможно создание и редактирование документов — сделанные изменения синхронизируются позже, как только восстанавливается связь с Сетью. Чтобы начать использовать эту опцию, включите ее в меню настроек на сайте Google Drive.

2. Совместная работа

В «Документах» есть все для комфортной коллективной работы, включая возможность расшаривания текста с тонкими настройками прав доступа к каждому файлу. Можно разрешать только просмотр, открывать полный доступ, разрешать только комментирование или просмотр+комментирование. Изменения, делаемые вашими сотрудниками, моментально отображаются на вашем экране компьютера, позволяя тем самым отслеживать каждую внесенную правку в реальном режиме. Никаких специальных манипуляций в настройках Docs для использования совместного доступа делать не нужно.

3. Публикация документов

Готовыми файлами не только можно делиться с сотрудниками внутри Google Docs, но и размещать их в Интернете. В меню «Файл» нужно выбрать «Опубликовать в Интернете», а затем опубликовать полученную ссылку на документ (или код для его вставки) на выбранном вами сайте.

4. Поиск ошибок

MS Word используется многими пользователями только для того, чтобы убедиться в отсутствии грамматических ошибок в тексте. Между тем, проверка правописания есть и в бесплатном Google Docs. Ее только нужно включить. Для этого в меню «Инструменты» выберите «Проверка правописания». После этого система покажет ошибки, если таковые имеются, и даже предложит возможные варианты их исправления.

5. Вставка ссылок

В «Документах Google» действует очень удобная функция добавления ссылок. Как только вы выделяете слово в тексте и жмете значок добавления ссылки, всплывает окно, в котором автоматически предлагаются наиболее вероятные тематические варианты. Обычно, это ссылки на статью из Вики или ссылки из поисковой системы Google по сопутствующему запросу.

6. Собственные стили форматирования

В Google Docs не оказалось нужного вам стиля текстового форматирования? Вы можете запросто добавить его. Нужно лишь напечатать текст нужным вам шрифтом, выделить этот текст, после чего в меню выбора стилей нажать «Задать стиль в соответствии с выделением».

7. Персональный словарь

Эта функция позаимствована из Firefox и Chrome. Если редактор сервиса постоянно подчеркивает изначально правильно написанное слово как неправильно написанное, и вам надоело на это отвлекаться, добавьте его в свою личную базу слов в «Документах». Выделите слово, сделайте правый клик и нажмите строчку с командой добавления слова в пользовательский словарь.

8. Онлайновый буфер обмена

В «Документах» Google есть такой инструмент, как «Веб-буфер обмена». Это крайне полезная функция, поскольку она позволяет копировать и вставлять одновременно несколько фрагментов текста, таблиц, картинок и т.д. в любой Google-документ. Другие преимущества онлайнового буфера обмена заключаются в том, что он безразмерный, доступный с любого ПК и действует в границах всех офисных приложений Google. Прячется этот инструмент в разделе «Правка».

9. Расширенный поиск

Поиск в Google Docs — это больше, чем просто поиск. Воплощенный внешне в виде отдельной панели, он позволяет искать в ходе работы над документом самую разную информацию. Доступ ко встроенному поиску можно получить нажав Ctrl+Alt+R или воспользовавшись соответствующим пунктом в «Инструментах».

10. Поддержка дополнений

Google Docs удобен в использовании еще и потому, что позволяет расширить свои базовые возможности функциями, необходимыми конкретно тому или иному пользовтелю. Причем, возможна установка, в том числе, сторонних дополнений. С их помощью в интерфейс «Документов» можно добавить, например, конвертер файлов или совместимость с изначально неподдерживаемыми форматами.

11. Вставка файлов перетаскиванием

Вставка картинок в документы Google Docs стандартно реализована с помощью файлового менеджера, однако гораздо удобнее добавлять файлы простым перетаскиванием — как с рабочего стола или другого места ОС компьютера, так и со страницы какого-либо сайта. Просто щелкните мышью в нужную часть вашего документа, а затем перетяните картинку.

12. Перевод документов

Ко всему прочему, в Google Docs, как и во многих других крупных интернет-сервисах Google, есть переводчик. Если вы работаете с иностранным текстом, знайте, что для его перевода можно воспользоваться пунктом «Перевести документ», который находится в «Инструментах».

13. Навигация по сложным файлам

Если вы работаете с документом с очень большим количеством текста, сориентироваться в нем в Google Docs вам поможет функция показа оглавления. Включить эту возможность можно пройдя по цепочке меню «Дополнения» — «Оглавление» и выбрав «Показывать в боковой панели». По умолчанию функция отключена.

14. Полноэкранный режим

Если вы хотите освободить место на экране от редко используемых опций и отвлекающих элементов, воспользуйтесь функцией полноэкранного просмотра документов. Нудно только снять галочку с чекбокса «Показать линейку» в меню «Вид», после чего щелкнуть по строчке с командой «Полный экран» или «Компактные элементы управления».

15. Галерея шаблонов

Перейдя на страницу drive.google.com/templates?type=docs&sort=hottest&view=public, вы получите доступ к библиотеке полезных заготовок, способных так или иначе упростить работу с документами.

16. Автоматическая вставка содержания

Эта функция отвечает за автоматическое создание оглавления вашего документа. Просто выберите «Оглавление» в разделе «Вставка» и Google Docs самостоятельно сделает ваш файл структурированным.

17. Закладки в документе

Если вы хотели бы поделиться какой-то частью документа из сервиса Google, например, абзацем с какой-то ценной информацией, удобнее всего это делать с помощью закладок. Поставьте курсор мыши в нужную часть содержимого файла и кликните пункт «Закладка» в меню «Вставка».

Быть может, вам известны еще какие-то полезные функции Google Docs? Расскажите о них!

Оставить комментарий

Работает на WordPress